Stop met hekken zetten. Bestraat het olifantenpaadje.

Iemand vertelde me laatst over een universiteitscampus waar ze iets slims hadden gedaan. De gebouwen stonden er al, maar er lag nog geen enkel pad. In plaats van die zelf uit te tekenen, lieten ze de studenten een jaar lang gewoon lopen waar ze wilden. Dwars over het gras. En precies daar, op die platgelopen routes, legden ze vervolgens de tegels. Geen enkel pad lag verkeerd.

In de meeste organisaties doen we het andersom. Wij leggen eerst de paden aan, zetten er hekken omheen, en zijn vervolgens verbaasd dat er dwars over het gras tóch weer nieuwe paadjes ontstaan.

Dat noemen we schaduw-IT. En het lijkt niet uit te roeien. Pak je het links aan, dan komt het rechts weer op.

Eerst was het Excel. Toen low-code. Nu AI.

Elke golf, hetzelfde patroon
Het begon met die ene spreadsheet. Persoonsgegevens in een tabblad op een privé-OneDrive. Eén foute formule die maandenlang meereist in beslissingen. En als de maker vertrekt, begrijpt niemand het bestand nog.

Toen kwam low-code. Apps gebouwd door die ene enthousiasteling op de afdeling. Geen documentatie, geen beheer, wél een connector die ongezien data de organisatie uit trekt. Het werkt prachtig, totdat het breekt.

En nu is het AI. Een gevoelig dossier dat even in een publieke chatbot wordt geplakt om er snel een samenvatting uit te halen. De data verlaat je omgeving, en je weet niet eens dat het gebeurt.

Steeds hetzelfde patroon. Iemand wil zijn werk gewoon goed doen, vindt het officiële pad te traag of te omslachtig, en loopt er omheen.

De reflex die het erger maakt
Wat is de eerste reactie? Dichtzetten. Geen toegang tot Copilot. Geen connectoren naar externe platformen. Liefst zo min mogelijk mensen bij belangrijke informatie.

Het voelt als grip. Maar het levert precies het tegenovergestelde op.

Want mensen kiezen de makkelijkste weg. Zet je de voordeur op slot, dan pakken ze de achterdeur. Desnoods met een privé-account en een tool die jij nooit hebt goedgekeurd. Het werk verdwijnt niet, het verdwijnt uit het zicht. En dat is nou net wat je niet wilt.

Hier zit de denkfout. De keuze is niet "controle versus vrijheid". Dichtzetten geeft je minder grip, want je raakt het overzicht kwijt. Mogelijk maken geeft je meer grip, want je haalt het werk terug in het licht.

Loslaten is dus de controlerende beweging. Tegen-intuïtief, maar zo werkt het.

Maak het makkelijk om het goed te doen
Dus draai het om. Geef mensen de tools waarmee ze snel én veilig aan de slag kunnen. Waarin ze vrijheid en eigenaarschap voelen, terwijl de kaders van architectuur en governance gewoon geborgd zijn.

Precies vanuit die invalshoek hebben wij Proces Centraal gebouwd, op het Power Platform. Het draait vanuit één centrale procescatalogus. Collega's uit de business digitaliseren daarin hun eigen processen, zonder te programmeren, maar altijd in het zicht van IT. En die catalogus pakt precies de drie problemen aan waar het eerder misging.

Neem de persoonsgegevens uit die losse spreadsheet. In Proces Centraal legt het datamodel centraal vast welke gegevens een proces gebruikt, en waarom. Privacy en security zitten by design in elk proces. Je weet dus altijd welke gevoelige informatie waar staat en wie erbij kan.

De low-code app die niemand meer begreep toen de bouwer vertrok, kan hier niet meer ontstaan. De documentatie ís namelijk de configuratie: altijd actueel, direct bij de bron. Iedereen werkt in dezelfde, uniforme interface, dus het maakt niet uit wie een proces ooit heeft ingericht. En met versiebeheer verbeter je een proces zonder dat de boel omvalt.

Zelfs het gevoelige dossier hoeft de deur niet meer uit. Proces Centraal draait volledig binnen je eigen Microsoft-omgeving, naast alles wat je al hebt. Je data, je governance en je beveiliging blijven onder je eigen regie. Je installeert de app, geeft toegang aan de mensen die ermee mogen werken, en nieuwe initiatieven starten voortaan vanuit de catalogus. De schaduw-IT groeit in elk geval niet verder.

En dan komt het mooiste. Je ziet niet alleen wélke processen er draaien, maar ook hoe ze in de praktijk écht verlopen. Net als op die campus kijk je waar de mensen werkelijk lopen, in plaats van waar je dacht dat ze zouden lopen. Daar leg je vervolgens je tegels. Zo weet je precies waar de volgende verbetering zit.

Zo haal je eindelijk de waarde uit low-code die je er ooit in zag. De business werkt mét het systeem mee, omdat het aansluit bij hoe ze hun werk echt doen. En IT houdt grip, kwaliteit en veiligheid. Business en IT versterken elkaar.

Te mooi om waar te zijn?
Toch niet. Bij Gemeente Hollands Kroon zijn inmiddels meer dan 140 verschillende processen en procesvarianten op deze manier zelf gedigitaliseerd. Met de mensen die dat werk elke dag doen, binnen de kaders van IT.

Bestraat het olifantenpaadje, en je hoeft geen hekken meer te zetten.

Spannend? Dat snap ik. Hekken weghalen voelt nooit vanzelfsprekend. Maar het hoeft geen grote sprong te zijn. Proces Centraal is een kant-en-klaar product dat je in je bestaande Microsoft-omgeving installeert, volledig binnen de uitgangspunten van het Power Platform. Werk je daar al mee, dan maak je vandaag nog een vliegende start. Geen groot programma, geen complexe keuze. Gewoon een snelle en veilige eerste stap.

Nieuwsgierig? Download de whitepaper of plan een vrijblijvende demonstratie. Dan laten we zien hoe snel we ook jouw proces hiermee invullen. Want zien is geloven.

Durf van wel.

Geschreven door Joost Bentvelsen.