Bij alle onderwijsinstellingen in het middelbaar en hoger onderwijs is Leven Lang Ontwikkelen op dit moment een belangrijk thema. Dat is natuurlijk niet voor niets: het is dé manier om flexibel onderwijs te bieden dat aansluit bij de snel veranderende arbeidsmarkt. En bovendien een interessante extra inkomstenbron die zeker in de huidige Haagse dynamiek meer dan welkom is. Inmiddels hebben de meesten hun visie opgesteld, de benodigde budgetten - al dan niet via subsidieregelingen - op orde en is er gestart met de daadwerkelijke realisatie en implementatie.

En dan ontstaat als vanzelf de vraag welke systemen te gebruiken voor digitale ondersteuning van deze nieuwe processen...

Hergebruik van bestaande systemen?

Veelal wordt gestart vanuit de gedachte van hergebruik: kunnen we niet gewoon dezelfde systemen gebruiken als bij bekostigd onderwijs? De processen lijken immers op elkaar, toch? Met een paar kleine aanpassingen zou dat in theorie moeten werken zou je zeggen.

De praktijk is helaas anders. Bestaande systemen, zoals het SIS, werken prima voor regulier onderwijs, maar schieten vaak fundamenteel tekort zodra het over LLO gaat. LLO kent namelijk in de praktijk een heel andere dynamiek en vraagt ook echt een andere inrichting van de processen ten opzichte van het reguliere onderwijs. Het aanbod varieert van vaste cursussen tot maatwerktrajecten, geaccrediteerd of juist niet. Daarbij komt vaak een commerciële component kijken: inschrijvingen, facturatie, marketing en communicatie. Ook de vormen van waardering verschillen: certificaten, praktijkverklaringen, microcredentials of badges. Nog los van allerlei processen die in bekostigd onderwijs niet van toepassing zijn zoals het afnemen van assessments of het aanbieden van een in-company training aan bedrijven. Kortom: LLO vraagt om flexibiliteit en klantgerichtheid, alleen past dat in de praktijk vaak slecht binnen de vaste kaders van de reguliere onderwijsprocessen en -systemen.

De valkuil: “We doen het voorlopig in Excel”

Excel is dan vaak de volgende reflex. Lekker overzichtelijk, iedereen kent het, en tijdens de opstart prima te doen. Maar zodra de vraag toeneemt en meerdere mensen betrokken raken, wordt het ook snel onoverzichtelijk. Hoe ga je om met honderden aanmeldingen verspreid over een heel divers onderwijsaanbod? Hoe plan je alle cursussen en organiseer je het vanuit logistiek oogpunt? Hoe hou je overzicht waar iedereen staat in zijn traject en zorg je voor een professionele communicatie en ga zo maar door. Het wordt al heel snel een uitdaging om alles georganiseerd te krijgen en het plezier is er snel af als je niet uitkijkt, nog los van de mogelijk negatieve klantervaring. Kortom: het gebruik van Excel en/of meerdere kleine puntoplossingen is geen duurzame oplossing.

Denk vanuit een integraal platform, niet vanuit losse tools

In plaats van weer een Excel-bestand of een losse puntoplossing in te zetten en die te koppelen, loont het om platformgericht te denken. Veel onderwijsinstellingen hebben daarvoor al het Microsoft Power Platform in huis: een low-code omgeving waarin processen snel én veilig kunnen worden ingericht. Van inschrijvingen en goedkeuringen tot certificering en facturatie: je kunt klein beginnen, maar wel binnen een robuust en toekomstbestendig platform. Gebruik wat je hebt in plaats van iets nieuws te kopen of te laten maken.

Vanuit 2at hebben we in dit Power Platform een eenvoudige en gebruiksvriendelijke Proces Configurator ontwikkeld waarmee je jouw LLO-processen sneller dan normaal kunt inrichten en aanpassen, waarbij we ook versiebeheer en het gebruik van procesvarianten ondersteunen. Belangrijk, want ervaring heeft geleerd dat LLO-processen regelmatig wijzigen in de praktijk, juist vanwege de gevraagde en gewenste flexibiliteit.

Digitaliseren kán: stap voor stap

De sleutel is om klein te starten, maar groot te denken. Begin binnen je bestaande platform met één LLO-proces waar je meteen het verschil kunt maken in plaats van direct alles te willen omvatten. Waar loopt het nu mis en ontbreekt het overzicht? Zit dat bij jou bijvoorbeeld in het proces van aanmelding, toelating en inschrijving? Zit de pijn al daarvoor bij de werving? Of juist bij de uitvoering van het onderwijs en alle processen die nodig zijn om iedereen het traject succesvol te laten doorlopen, inclusief alle individuele uitzonderingen?

Durf vooral te kiezen en te starten. Een foute keuze bestaat niet, zolang je maar in beweging komt. En het is al snel beter dan het werken in Excel. Ervaar vervolgens de voordelen, verbeter het proces en het systeem in de praktijk op basis van wat wel en niet werkt en bouw vervolgens verder aan de andere processen. Met 2at Proces Centraal breng je hiervoor structuur, inzicht en flexibiliteit samen in één omgeving, zonder nog een extra systeem te hoeven beheren. Zo digitaliseer je zelf je eigen processen snel, slim en samen met alle betrokkenen.

Wil je dat ook eens ervaren?

Neem gerust contact met ons op of spreek ons aan tijdens de SURF Onderwijsdagen op 11 en 12 november in Den Haag. We laten je graag zien hoe jouw LLO-processen er digitaal uit kunnen zien, met een werkend prototype op maat.