Grip op processen begint niet met software

Grip op processen begint niet met software
In een eerdere blog schreven we over een vraagstuk dat we bij veel publieke organisaties terugzien: hoe houd je grip op de uitvoering wanneer processen voortdurend veranderen?

Wet- en regelgeving verandert. Nieuwe beleidsdoelstellingen vragen om aanpassingen. Samenwerking met ketenpartners wordt intensiever. En tegelijkertijd moeten organisaties blijven voldoen aan hoge eisen rondom transparantie, verantwoording en dienstverlening. De uitdaging is daarbij vaak niet dat organisaties hun processen onvoldoende kennen. Integendeel. De meeste publieke organisaties beschikken over uitgebreide procesbeschrijvingen, werkinstructies en beleidskaders.

Toch zien we in de praktijk regelmatig dat juist de uitvoering onder druk komt te staan zodra veranderingen elkaar sneller beginnen op te volgen. Niet omdat de processen onduidelijk zijn. Maar omdat de digitale ondersteuning onvoldoende kan meebewegen.

Waar veel organisaties vastlopen
Veel organisaties hebben in de afgelopen jaren hun processen stap voor stap gedigitaliseerd. Vaak ontstond daarbij een landschap van verschillende applicaties, maatwerkoplossingen, Excel-overzichten en aanvullende hulpmiddelen die ieder een deel van het proces ondersteunen. Dat werkt vaak prima zolang processen relatief stabiel blijven.

De situatie verandert echter zodra uitzonderingen toenemen, nieuwe beleidsregels worden toegevoegd of verschillende afdelingen en ketenpartners binnen hetzelfde proces moeten samenwerken. Aanpassingen vragen dan steeds meer tijd. Nieuwe wensen leiden tot nieuwe ontwikkeltrajecten. Kennis raakt verspreid over systemen, documenten en medewerkers.

Het gevolg is dat organisaties steeds meer energie besteden aan het aanpassen van de digitale ondersteuning, terwijl die ondersteuning juist bedoeld was om het werk eenvoudiger te maken.

De kernvraag is veranderd
Daardoor zien we dat de centrale vraag binnen veel organisaties verschuift. Waar vroeger de vraag was "Hoe digitaliseren we dit proces?", is de vraag vandaag steeds vaker: "Hoe zorgen we dat dit proces ook over drie jaar nog beheersbaar aangepast kan worden?". Dat lijkt misschien een klein verschil, maar het vraagt om een fundamenteel andere benadering. Niet de applicatie staat centraal. Niet de techniek. Maar het verandervermogen van de organisatie.

Processen als digitaal fundament
Onze ervaring leert dat organisaties meer grip krijgen wanneer processen expliciet onderdeel worden van de digitale ondersteuning. Niet als beschrijving in een document. Maar als een bestuurbaar onderdeel van het platform zelf. Daardoor worden processtappen, beslisregels, rollen en verantwoordelijkheden zichtbaar, beheersbaar en aanpasbaar.

Wanneer regelgeving verandert, hoeft niet direct een volledig nieuw ontwikkeltraject te worden gestart. Wanneer een procesvariant nodig is voor een specifieke doelgroep, hoeft niet direct een nieuwe applicatie te worden gebouwd. Verandering wordt daarmee onderdeel van de inrichting in plaats van een apart project. Juist dat uitgangspunt vormde voor ons de aanleiding om Proces Centraal te ontwikkelen.

Van procesondersteuning naar procesbesturing
Met Proces Centraal brengen we procesontwerp, uitvoering en governance samen binnen één platform. Daarmee ondersteunen we organisaties niet alleen bij het digitaliseren van processen, maar vooral bij het beheersbaar organiseren van verandering.

Processen kunnen worden ontworpen, gepubliceerd, aangepast en uitgevoerd binnen dezelfde omgeving. Versies en varianten kunnen gecontroleerd naast elkaar bestaan. Medewerkers werken vanuit één centrale werkomgeving. En organisaties behouden grip op governance, compliance en datakwaliteit.

Het resultaat hiervan is niet alleen een efficiëntere uitvoering. Het belangrijkste resultaat is dat organisaties wendbaar blijven zonder de controle te verliezen. Dat is precies de uitdaging waar veel publieke organisaties vandaag voor staan.

Whitepaper: Grip op processen in een veranderende publieke sector
Omdat dit onderwerp zich moeilijk laat samenvatten in één blog, hebben we onze visie, praktijkervaringen en aanpak uitgebreid uitgewerkt in onze nieuwe whitepaper:

“Grip op processen in een veranderende publieke sector”

Daarin gaan we onder andere in op:

• waarom procesverandering steeds complexer wordt;

• waar organisaties vandaag vastlopen;

• hoe procesontwerp en uitvoering dichter bij elkaar kunnen komen;

• de rol van governance en beheersbaarheid;

• de voordelen voor zowel business als IT;

• en praktijkvoorbeelden uit organisaties zoals TenneT, NWO, NCG, Zorgverzekeraars Nederland en Gemeente Rotterdam.

Vraag de whitepaper aan via contact@2at.nl

Vooruitblik: waarom business en IT elkaar vaak onbedoeld tegenwerken
In deze blog hebben we gekeken naar de vraag hoe organisaties grip kunnen houden op veranderende processen. Maar zelfs wanneer processen centraal worden georganiseerd, ontstaat in veel organisaties nog een ander spanningsveld. De business vraagt om snelheid en flexibiliteit. IT vraagt om standaardisatie, veiligheid en beheersbaarheid. Beide perspectieven zijn logisch. Toch zien we dat juist deze tegenstelling veel verandertrajecten vertraagt. In de volgende blog gaan we daarom dieper in op een vraag die wij regelmatig tegenkomen:
“Hoe creëer je meer wendbaarheid voor de business, zonder dat IT de controle verliest?”

Meer weten? Neem gerust contact op via johan@2at.nl.

Geschreven door Johan van Wijk