Alumnibeheer met Microsoft Dynamics

Hogeschool van Amsterdam

De Hogeschool van Amsterdam, gevestigd in de hoofdstad van ons land, is een vooraanstaande onderwijsinstelling. Haar slogan, 'Creating Tomorrow', belichaamt de drijfveren van de onderwijsinstelling. De HVA streeft ernaar studenten te inspireren om met creatieve oplossingen en duurzame innovaties aan de toekomst te werken. Dit houdt in dat ze vandaag de dag verbinden met de ambities en uitdagingen van morgen. Creating Tomorrow symboliseert tevens de actieve maatschappelijke rol die de HvA vervult.

De kern van deze visie is het centrale thema van verbinding. Dit vormt een grote uitdaging voor een grootstedelijke hogeschool met een aanzienlijk aantal studenten, docenten, onderzoekers, en samenwerkende bedrijven, organisaties en instellingen. Het aangaan van deze uitdaging is een taak waarbij technologie een cruciale rol kan spelen.

Van gedecentraliseerd naar centraal Relatiebeheer in een IT-omgeving

De situatie

De HvA streeft naar het verbinden van mensen rondom diverse thema's, transities en andere vakgebieden. Een cruciaal aspect hierbij is het gedegen in kaart brengen van het netwerk van de organisatie en het systematisch vastleggen van bestaande contacten. Hierdoor wordt steeds duidelijker wie met wie in contact staat. Zoals Maarten Terpstra, Product Owner CRM, benadrukt: "Met een gigantische organisatie als de HvA, verspreid over de hele wereld, zou het fantastisch zijn om een glimp van dit uitgebreide netwerk op te vangen. Dit zou ons waardevolle inzichten bieden voor het verder ontwikkelen van onze organisatorische ambities."

Echter, hier ligt ook meteen de uitdaging, aangezien er moet worden overgeschakeld van een gedecentraliseerde naar een centrale IT-omgeving voor relatiebeheer. Dit impliceert niet langer gebruikmaken van losse spreadsheets, maar streven naar een gecentraliseerd overzicht. Dit is met name relevant gezien de groei van het aantal alumni door levenslang leren en contractonderwijs.

Een ambitieus doel is het bijhouden van een tijdlijn voor elke (afgestudeerde) student, met inzicht in hun huidige werkzaamheden, mogelijke stageplekken, samenwerkingen met bedrijven, zowel heden als verleden, en de thema's waarmee alumni bezig zijn. Momenteel bestaan er al enorm veel samenwerkingen tussen alumni, het bedrijfsleven en de HvA, maar deze informatie is verspreid en niet bekend bij de verschillende faculteiten en organisaties. De volgende stap is het loslaten van geïsoleerde Excel-lijsten en decentrale gegevens, en overgaan naar een centraal platform op basis van Microsoft Dynamics. Hierop wordt alles veilig en beheersbaar bijgehouden, waardoor de organisatie zelf kennis kan opbouwen.


Alumnimanagement in dynamics

De samenwerking met 2at

Onze aanpak

De uitdaging en ambitie van de Hogeschool is helder, en de HvA heeft de intentie om de oplossing intern te ontwikkelen en zo de controle te behouden. Tegelijkertijd zoekt de HvA naar een partner die op een deskundige wijze advies en begeleiding kan bieden, wat niet alleen tot inspiratie leidt, maar ook waakt tegen mogelijke fouten die verkeerde keuzes met zich mee kunnen brengen. In 2at heeft de HvA een betrouwbare partner gevonden, resulterend in een positieve samenwerking.

Door het formuleren van een duidelijke visie en het opstellen van een helder stappenplan, verkrijgt de HvA de benodigde richting om volledig zelfstandig te opereren. Desondanks blijft 2at een partner, waarbij wij ons inzetten voor pragmatisch denken en het beantwoorden van vragen. Op deze manier waarborgt 2at dat al onze activiteiten gericht zijn op het aanpakken van uitdagingen en het bieden van oplossingen voor de HvA, waarbij de (eind)gebruiker centraal staat.


    Resultaten en toekomstvisie

    Alumnimanagement in Dynamics binnen 3 maanden

    In samenwerking met 2at heeft de HvA alumnimanagement (beheer) binnen drie maanden succesvol van een Salesforce-omgeving overgezet naar een Dynamics 365-omgeving. Dit biedt een solide basis om voortdurend te blijven ontwikkelen, gebruikmakend van de opgebouwde kennis, backlog en documentatie, en zo de toekomstplannen verder te verwezenlijken.

    Naast het feit dat de HvA zelf de technologie aan het ontwikkelen is, werkt ze ook aan het creëren van een eigen benadering, waarbij 2at ondersteuning biedt. Op deze manier wordt het platform niet alleen beheerd, maar ook voortdurend doorontwikkeld, waardoor er ruimte is voor continue optimalisatie. Op deze manier wordt relatiemanagement binnen de organisatie al door verschillende opleidingen, onderzoeksgroepen en netwerken breed ingezet. Van die stevige basis die is gelegd, worden dus nu al de vruchten geplukt. Zo benadrukt Maarten: "Als je bedenkt wat er allemaal mogelijk is wanneer je de juiste informatie gestructureerd hebt opgeslagen en geïntegreerd in het ecosysteem van de Hogeschool, dan zijn de mogelijkheden eindeloos. Daarom kijken we ernaar uit om met dit stevige fundament actief vooruitgang te boeken."

    Succesvol CRM implementeren in het hoger onderwijs

    Download hier onze volledige gids inclusief Canvas

    Succesvol CRM implementeren in het hoger onderwijs kan worden ondersteund door het CRM Impact Canvas, dat is ontwikkeld om een volledig beeld te geven van de inzet van een CRM-systeem binnen de gehele organisatie. Het invullen van dit canvas biedt voordelen zoals het verduidelijken van de behoeften, inzicht in de scope en complexiteit, onderbouwing van de business case, en hulp bij het bepalen van vervolgstappen en prioriteiten. Voor meer informatie, inclusief tips en praktische inzichten, kunt u onze uitgebreide gids downloaden, die een gedetailleerde uitleg van het canvas, visie op de sector, uitgewerkte scenario's en advies voor een succesvolle implementatie bevat. Download hier het losse CRM Impact Canvas.
    Om verder te kunnen gaan, voer gegevens in bij de gemarkeerde velden.
    Om verder te kunnen gaan, voer gegevens in bij de gemarkeerde velden.

    Student centraal in het onderwijs

    Wat kan 2at voor uw organisatie doen?

    Durf te vragen

    Bent u nieuwsgierig naar wat 2at voor u kan betekenen in een soortgelijke of hele andere case? Neem contact op met Joost Bentvelsen of vraag een demo aan door uw gegevens hieronder achter te laten.
    Om verder te kunnen gaan, voer gegevens in bij de gemarkeerde velden.
    Om verder te kunnen gaan, voer gegevens in bij de gemarkeerde velden.

    Joost Bentvelsen
    Joost Bentvelsen
    Contact Reykjavikstraat 1
    3543 KH Utrecht
    030-8008000
    contact@2at.nl